La gestione documentale non è solo il protocollo informatico. Attraverso software libero ed integrazione di soluzioni di archiviazione personalizzate, è possibile ridurre l’utilizzo della carta nei processi di produzione, modifica e validazione della documentazione (amministrativa, legale, tecnica…) , della gestione della comunicazione (FAX, e-mail, posta cartacea…) e centralizzare attraverso un sistema efficiente tutta la produzione di contenuti strutturati dell’azienda.

L’applicazione di servizi integrati per la gestione documentale all’interno di una organizzazione porta notevoli risparmi di spazio, di tempo e di denaro, incrementando la produttività e diminuendo considerevolmente i costi di gestione rispetto agli archivi cartacei.

La gestione documentale inoltre permette l’organizzazione, e facilita la rintracciabilità, delle informazioni e dei documenti prodotti dall’azienda.