Non esiste un’unica e conclusiva definizione di knowledge management. In senso lato, il concetto può riferirsi alla preservazione e alla condivisione della conoscenza ed è portato avanti dall’antichità con lo sviluppo di biblioteche e strumenti di comunicazione. Nei tempi più recenti della rivoluzione digitale, chiamiamo knowledge management quel filone di ricerca teorica e applicativa che sviluppa il ciclo della conoscenza all’interno di una comunità di pratica o d’apprendimento tramite strumenti dell’information technology.

I Knowledge management systems sono sistemi software che supportano le fasi del ciclo dell’informazione e la comunicazione all’interno di una azienda. Supportano in particolare le seguenti funzioni:

• Cattura delle competenze collettive
• Controllo per realizzare obiettivi comuni
• Integrazione delle conoscenze frammentate

Permettendo, nella pratica:

• Creazione/Modifica

• Archiviazione/Recupero

• Distribuzione/Networking

• Accesso/Filtro

Le tecnologie per la gestione della conoscenza che permettono di supportare i cicli di produzione e fruizione delle informazioni di cui sopra sono molteplici e non esiste una unica soluzione adatta ad ogni ambito applicativo.

Alcuni esempi di applicativi per la gestione della conoscenza possono essere i wiki, i Content Management Systems, i sistemi per l’ e-learning, i sistemi di gestione documentale, groupware, software per la gestione di FAQ, sistemi per l’ instant messaging o integrazioni tra questi sistemi e software sviluppato ad hoc.